Sobre las reuniones de Asambleas de Propietarios de Propiedad Horizontal ya hemos escrito y seguiremos escribiendo, sin embargo, hoy lo haremos para llamar la atención sobre la forma correcta de acudir a dichas reuniones.
No resulta extraño que muchos asistentes lo hagan de la manera más informal que se puedan imaginar, muchas veces sin saberlo y algunos hasta se molestan si les hacen ver el error en el que han caído.
Algunos de los errores más comunes son:
La Ley 284 de 14 de febrero de 2022 “Sobre El Régimen De Propiedad Horizontal y Que Subroga La Ley 31 de 2010”, en su artículo 68 establece que los propietarios se pueden hacer representar en las reuniones de Asambleas de Propietarios, incluso si la persona que lo representa no es propietario.
Pero eso no excluye algunos formalismos lógicos de todo documento por más informal que el mismo sea, como, por ejemplo, si acudes en representación de una persona jurídica, la misma tiene que emitir un documento nombrando representante para la reunión por más que sea “de tu propiedad”.
“Artículo 68. En todas las reuniones de la Asamblea de Propietarios, los propietarios podrán hacerse representar por un mandatario, que no necesariamente deberá ser propietario.
Cuando una unidad inmobiliaria pertenezca a varias personas, los interesados deberán designar a una sola para que los represente en las reuniones de la Asamblea de Propietarios, así como para efectos de notificaciones y para todos los actos relativos a la propiedad horizontal.
Así mismo, toda persona jurídica propietaria de unidades inmobiliarias estará representada en dichas reuniones por una sola persona natural, la cual será su mandatario, sin necesidad de requerirse que sea el representante legal de la sociedad.
El poder o la autorización podrá ser otorgado mediante un documento físico, público, privado o de forma electrónica, y deberá contener, como mínimo, los datos del propietario, nombre del apoderado e identificación de la unidad inmobiliaria por número de finca y número de unidad inmobiliaria, además podrá indicar las facultades conferidas. La designación para la reunión de la Asamblea de Propietarios deberá hacerse, preferiblemente, con no menos de veinticuatro horas previas a la reunión; sin embargo, se aceptarán los poderes o autorizaciones hasta el momento de verificar el quorum. El poder o la autorización, de ser otorgado de forma privada, no requerirá formalidad alguna.
Para efectos de este artículo, se entiende que el derecho a voto corresponde a las unidades inmobiliarias que representen.
El administrador por sus funciones propias no podrá representar a ningún propietario.
Cualquier disposición sobre las reuniones que se celebren por medios tecnológicos será reglamentada por el Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial a través de una resolución ministerial.”
Adicionalmente, tal como lo señala el párrafo segundo del presente artículo cuando una unidad inmobiliaria pertenece a más de un propietario, los mismos se deben poner de acuerdo para establecer cual de ellos acude a la reunión en representación de la unidad inmobiliaria y de todos los demás propietarios de esta. Es común en las reuniones que varios propietarios acudan por una sola unidad inmobiliaria, en principio esto no parece tener nada de malo, hasta que todos quieren hacer uso de la palabra y se pierde el orden de la reunión y la misma se dilata haciendo que otros propietarios tengan que retirarse por compromisos o por simple cansancio. Esto aplica también para las personas jurídicas que no pueden ser representadas por más de una persona. Por supuesto que el documento de poder debe reunir requisitos mínimos que señala la Ley que son:
Lo que no señala la norma son aquellas cosas que por simple lógica debe tener el documento para que pueda constatarse que esté dado en debida forma:
Somos de la opinión de que la misma rigurosidad debería tener el documento en donde copropietarios de una misma unidad inmobiliaria nombran un representante puesto que se debe poder determinar que quienes suscriben son efectivamente los propietarios del bien en cuestión.
No faltan los casos en donde una persona que recibió un poder para representar a un propietario en una reunión de asamblea de propietarios, nombre a su vez a otra persona para que ejerza dicho poder, pero esto es inapropiado y no debe ser aceptado a menos que dentro de las facultades del poder otorgado este claramente la facultad de sustituir dicho poder y aún esto admite discusiones futuras.
Las reuniones de Asambleas de Propietarios deben ser lo más accesibles posibles, sin embargo, no podemos dejar de lado el hecho de que toca dar fe de que quienes acuden, hablan y votan en la misma sean quienes tienen el derecho a hacerlo y por lo tanto se deben observar estos elementos de sentido común.
Por ello recomendamos tomar el tiempo suficiente para la confección de un poder que reúna los requisitos mínimos para que quién lo represente en la Reunión de Asamblea de Propietarios lo pueda hacer sin ningún tipo de inconvenientes.